Coopérer c’est travailler à partir de ce qui rassemble
Coopérer, c’est participer à une œuvre commune nous dit le Larousse, il s’agit de faire ensemble.
De travailler ensemble à partir de ce qui rassemble, tel qu’un projet de service, une ambition…
En entreprise, quelle que soit sa taille, lorsqu’il est question de travailler ensemble, de regrouper, rassembler, un lieu spécifique est choisi, la salle de réunion : une pièce où chacun pourra voir les autres et généralement avec un écran ou un tableau, support aux échanges prévus.
Bien sûr l’objet de la réunion doit être clair et connu.
Rassembler dans un lieu pour quelle communication ?
Je souhaite ici mettre l’accent sur le lieu, tout aussi important à mes yeux. Peut-être avez-vous remarqué que certains environnements facilitent le travail ? Cela fera l’objet d’un autre article. C’est un élément à prendre en compte néanmoins pour que votre salle de réunion soit un atout qui facilite le travail de co-construction.
Coopérer peut se faire de façon formelle et informelle, même sur un temps donné de réunion, aussi la salle idéale me semble être celle qui est modulable : nul besoin d’un grand espace, il suffit de chaises, d’une table et d’un paperboard.
Quel mobilier en supports pour quels effets ?
Où est la table ? Quelle est son utilité ? Que freine-t-elle ? Quels autres supports au travail ?
Et la communication dans tout ça ?
Ces questions peuvent vous paraître idiotes, testez ma proposition d’aménagement de salle de réunion pour voir par vous-même ce que cela change !
Je mets la table, sur un côté de la pièce pour des feuilles avec supports, des crayons et la cafetière/théière. S’il y a d’autres tables, si la salle est suffisamment grande et en fonction du nombre de participants, elles peuvent servir de points de regroupement, debout, pour des sous-groupes de travail en second temps de réunion.
Sans table entre les participants et avec un peu de pratique, les échanges sont plus fluides, des temps en sous-groupes, même de 2 personnes offrent des moments d’expression privilégiés avant de finir le temps de réunion tous réunis. C’est aussi l’occasion de s’exprimer plus facilement pour ceux plus réservés en équipe (ou service) complète.
Cette configuration, ajoutée à la position parfois debout et mobile donne une dynamique à l’action à mener pendant la réunion.
Le cadre défini et l’aménagement
Le meneur de la réunion doit l’avoir préparée et a le rôle de guider les personnes dans le cadre qu’il/elle a défini : temps ensemble, temps en sous-groupes autour de sujets précis puis rassemblement des informations et temps ensemble pour rassembler, coordonner les idées d’actions qui seront sorties de cette réunion sur un schéma qui peut être affiché au mur ou mis sur le paperboard.
Cette dernière étape, visuel de l’ensemble des points clés, permettra de clôturer la réunion avec des actions à mettre en place ou d’ouvrir des pistes, bases de la prochaine réunion, avec le cas échéant des choses à entreprendre d’ici là.
