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Quel est le rapport entre un apéro avec des amis et une réunion ?
C’est qu’à distance, c’est beaucoup moins bien !

Visio et communication dans le groupe

La dynamique, l’énergie du groupe circule moins facilement, la présence est perçue différemment.
Il se peut même qu’une visio demande plus d’énergie pour communiquer et maintenir la concentration.

Si c’est quelque chose que vous avez senti ces derniers jours, la conclusion serait celle-ci :
Une réunion en visio, c’est bien car elle participe au maintien du lien, de la communication dans l’équipe et bien sûr, le travail avance.
Surtout si :
Il est possible de voir assez facilement tous les participants (12 environ), avec un objectif et 1h30 maxi.

Visio et…se voir

Vous avez besoin d’être à plus de 12 en visio ? Tentez les sous-groupes !
Vous connaissez les groupes de pilotage, c’est le même principe.
Chacun des membres que vous aurez formés pourra superviser une visio puis vous rassemblerez les éléments et terminerez par une visio commune.

Dans ce cas encore plus, et dans les autres aussi, vous aurez besoin de supports. Je vous en parle dans le dernier paragraphe de cet article.

Visio et temps de concentration

Notre capacité de concentration avoisinerait les 1h30. Au-delà, le cerveau se fatigue et se disperse. Notre attention serait à son maximum au bout de 25 minutes. La lassitude commencerait à nous envahir au bout de 1h15 minutes : Le moment de s’arrêter ou de faire une pause de 5 min au moins. Le temps de quitter le bureau et l’ordinateur, boire, se dégourdir les jambes, porter le regard au loin, s’étirer…

Visio, pourquoi un seul objectif ?

Lucy Jo Palladino, psychologue experte dans l’étude de la concentration, nous éclaire grandement.
Voici ce que l’on comprend dans « Find your focus zone » :

Il existe un lien entre stimulation et concentration :
Si la stimulation est trop basse ou trop haute, la concentration sera rendue difficile et raccourcie.
Si la stimulation est trop basse, c’est l’ennui, le manque d’intérêt ou de sens et si elle est trop haute comme un fort enjeu, une forte pression quant à un résultat, l’émotion risque de prendre le devant de la scène et perturbera la concentration.

Cela peut prendre 20 minutes pour arriver dans la zone « focus », moment optimal de la concentration, donc évitez de vous laisser distraire pendant ces 20 minutes et également pendant les 20 minutes suivantes (au moins) pour profiter au mieux de ce moment optimal. Vous aurez des idées digressives, vous penserez à des choses sans lien, prenez-en note pour plus tard. Il sera encore temps !

En réunion, cela montre bien l’importance de la préparation d’un ordre du jour et de s’y tenir le plus possible, surtout à distance. Si un collègue émet une idée, une remarque déconnectée du cœur du sujet, notez-la, les associations d’idées sont souvent pertinente, il sera encore temps d’y revenir avec ce collègue hors du temps de réunion et de l’insérer dans la prochaine.

Les supports en visio

Besoin de supports ? Tant mieux !
Ils seront un atout pour maintenir l’attention et, si vous le sentez, pour inclure de l’humour lié à votre sujet (photos ou images) !

Les atouts de la carte mentale

Connaissez-vous la carte mentale ? C’est un bon moment pour vous pencher dessus.
Elle est un atout pour maintenir l’attention, la concentration, pour favoriser la compréhension de votre objectif et de la part de travail de chacun.

Nul besoin d’être un bon dessinateur, vous trouverez facilement des illustrations gratuites et libres de droit (comme pour vos powerpoint).
Vous trouverez aussi des tutoriels de « facilitation graphique » si vous souhaitez vous lancer !

Les clés de la carte mentale ?

Une feuille / page, à l’horizontal ou version paysage.
Une idée / un sujet central au milieu.
Maximum 6 idées / sujets autour, le premier (s’il y a un ordre), se plaçant en haut puis vous tournez dans le sens des aiguilles d’une montre.
Les idées / sujets sont à exprimer en quelques phrases ou mots clés.
Le tout, en tant que support, doit être synthétique et agréable à regarder.

Cette carte mentale permet ainsi une vue d’ensemble de votre objectif et du projet dans lequel il s’insère tout en étant attractif.

carte mentale

Trio récapitulatif communication-concentration-supports

Choisir le ou les sujets à traiter avec des priorités, même si tous ne pourrons sûrement pas être vus en une seule réunion. Soignez l’accueil des participants, gardez sous les yeux le déroulé envoyé préalablement aux participants (présentation, temps d’échange, vote…), si vous devez vous adapter, vous garderez plus facilement le fil. Si chacun connait les objectifs, c’est plus constructif, chacun aura pu se préparer si nécessaire. Pensez à la répartition du temps de parole, moins spontané qu’en présentiel.

En fin, remerciez (pour la présence, la qualité de la participation, les informations reçues…)
Récapitulez s’il y a des choses à faire avant une prochaine réunion.
Vous êtes familier de tout ceci, en visio, le mieux est de vous montrer clair et synthétique, encore plus.
Si cet exercice est inconfortable en direct, donnez-vous le temps de le faire après et prévenez que vous enverrez un mémo au plus vite. N’hésitez pas à faire ce récapitulatif de façon visuelle pour l’occasion de notre contexte actuel. Vous aviserez ensuite s’il est opportun de conserver parfois ce mode de communication.

Pour construire un exemple de carte mentale qui vous soit adaptés, contactez-moi et je pourrai vous proposer un coaching ponctuel personnalisé.
Et aussi pour prévoir votre temps d’accueil, organiser un exemple de déroulé de visio-réunion, voir mon article « Concentration, cohésion, quelle approche en travail à distance ? »

 

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